8. MODALITA’ DI GESTIONE DELLA SEGNALAZIONE
8.1 Ricezione della Segnalazione e verifica preliminare
Segnalazioni effettuate tramite i canali di segnalazione di EKALAB di cui al par. 6.1
In ogni caso, entro 7 giorni dalla ricezione della segnalazione, il Segnalante verrà avvisato dal responsabile dei sistemi interni di gestione delle segnalazioni o da altri soggetti appositamente incaricati della presa in carico della Segnalazione stessa.
Successivamente, il responsabile dei sistemi interni di gestione delle segnalazioni svolge una verifica preliminare circa la sussistenza dei presupposti giuridici e di fatto, nonché la pertinenza e la presenza di elementi sufficienti per potere approfondire la Segnalazione;
In presenza di elementi sufficienti per approfondimenti, il responsabile dei sistemi interni di gestione delle segnalazioni avvia formalmente la fase di accertamento coinvolgendo, ove necessario, terzi soggetti e informando il Segnalante di tale coinvolgimento, garantendo in ogni caso la riservatezza delle informazioni contenute nella Segnalazione.
In caso di Segnalazione non rilevante oppure mancante di elementi sufficienti per approfondimenti, si procede all’archiviazione della Segnalazione.
8.2 Accertamento
La fase di accertamento si concretizza nell’effettuazione di verifiche mirate sulla Segnalazione, che consentano di individuare, analizzare e valutare gli elementi a conferma della fondatezza dei fatti segnalati, anche tramite richiesta di integrazioni al Segnalante, se individuato e se necessario.
Il responsabile dei sistemi interni di gestione delle segnalazioni può avvalersi dell’ausilio di personale interno e/o di professionisti/consulenti tecnici esterni, a seconda dell’oggetto della Segnalazione.
Il responsabile dei sistemi interni di gestione delle segnalazioni ne assicura lo svolgimento in maniera equa ed imparziale; ogni persona coinvolta nell’indagine è informata – una volta completata l’istruttoria – in merito alle dichiarazioni rese e alle prove acquisite a suo carico ed è messo in condizione di poter controbattere alle stesse.
Se nel corso dell’accertamento emergono elementi oggettivi comprovanti la mancanza di buona fede da parte del Segnalante, ne è data immediata comunicazione all’organo amministrativo per valutare l’attivazione di eventuali procedure sanzionatorie a carico del Segnalante. La Segnalazione è archiviata.
Se, all’esito dell’attività istruttoria, è accertata la fondatezza della Segnalazione, è redatta una relazione riepilogativa delle verifiche effettuate e delle evidenze emerse, al fine di condividere con l’organo amministrativo l’adozione di azioni sanzionatorie e/o la predisposizione di azioni correttive.
L’organo amministrativo valuta, inoltre, l’adozione di azioni a tutela della Società, anche in sede giudiziaria.
8.3 Archiviazione
La decisione in merito all’archiviazione della Segnalazione è formalizzata in apposito verbale contenente i motivi dell’archiviazione. Il verbale è condiviso con il consiglio di amministrazione della società. Il responsabile dei sistemi interni di gestione delle segnalazioni garantisce comunque la riservatezza del segnalante e dell’eventuale segnalato.
La Segnalazione è archiviata se:
- non è rilevante o non attinente a quanto previsto dal D.lgs. 24/2023
- si riferisce a fatti di contenuto talmente generico da non permettere alcuna verifica in merito;
- è stata effettuata in mala fede;
- l’attività istruttoria ne ha provato l’infondatezza.
8.4 Tempi del processo di gestione della Segnalazione
Comunicazione al Segnalante dell’avviso di ricevimento della Segnalazione
- entro 7 giorni dal ricevimento della Segnalazione
Riscontro alla Segnalazione
- entro 3 mesi (prorogabili fino a 6 mesi in caso di giustificate e motivate ragioni) dalla data dell’avviso di ricevimento
- in mancanza dell’avviso di ricevimento, entro 3 mesi (prorogabili fino a 6 mesi in caso di giustificate e motivate ragioni) dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della Segnalazione
Riscontro alla richiesta di fissare un incontro diretto
- entro e non oltre 7 giorni dal momento in cui è pervenuta la richiesta di incontro diretto
Definizione del giorno dell’incontro diretto
- entro 15 giorni dal momento in cui è pervenuta la richiesta di incontro diretto
- in casi di comprovata urgenza, entro 5 giorni dal momento in cui è pervenuta la richiesta di incontro diretto
8.5 Conservazione dei dati
Il responsabile dei sistemi interni di gestione delle segnalazioni documenta l’intero processo di gestione della stessa, mediante supporti informatici e/o cartacei, e a conservare tutta la relativa documentazione, al fine di garantire la completa tracciabilità degli interventi intrapresi per l’adempimento delle proprie funzioni istituzionali.
Tutta la documentazione è conservata per il tempo necessario alla gestione della Segnalazione e, comunque, non oltre cinque 5 anni a decorrere dalla chiusura della procedura di Segnalazione. Successivamente, la documentazione e i files generati saranno oggetto di distruzione e/o cancellazione.
I documenti attinenti alla segnalazione gestiti in formato elettronico sono conservati in un repository protetto da credenziali di autenticazione, conosciute solo dal responsabile dei sistemi interni di gestione delle segnalazioni ovvero dai soggetti espressamente autorizzati.
I documenti cartacei sono archiviati presso un luogo identificato chiuso a chiave il cui accesso è consentito solo al responsabile dei sistemi interni di gestione delle segnalazioni ovvero ai soggetti espressamente autorizzati.
In caso di utilizzo di linea telefonica, la Segnalazione è documentata per iscritto mediante resoconto dettagliato della conversazione. Il Segnalante può verificare, rettificare e confermare il contenuto della trascrizione mediante la propria sottoscrizione.
Se la Segnalazione è effettuata oralmente nel corso di un incontro diretto, essa, previo consenso del Segnalante, è documentata mediante verbale. Il Segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione.